Az elektronikus számlázás bevezetésének lehetőségét először, azaz az e-számlák kiállításához szükséges törvényi szabályozást a 20/2004 (IV.21) PM rendelet valósította meg, melyet 2008 január 1-el hatályon kívül helyeztek.

A számlák elektronikus úton történő kibocsátására vonatkozó alapvető követelményeket jelenleg a 2007/CXXVII számú (ÁFA) törvény 175§-a definiálja, mely (1) bekezdése kimondja, hogy:

„Számlát elektronikus úton kibocsátani, illetőleg ilyen alapon rendelkezésre álló számlára e törvényben szabályozott jogot alapítani, kizárólag abban az esetben lehet, ha a számla és az abban foglalt adattartalom sértetlensége és eredetiségének hitelessége biztosított.”

A fentieken túl a törvény (2) bekezdése meghatározza az (1) bekezdésben foglalt követelményeknek való megfelelés módját is, azaz:

„(2) Az (1) bekezdésben említett követelménynek való megfelelés érdekében az elektronikus úton kibocsátott számlát

a)      az elektronikus aláírásról szóló törvény rendelkezései szerinti, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel kell ellátni; vagy

b)      az elektronikus adatcsere-rendszerben (a továbbiakban: EDI) elektronikus adatként kell létrehozni és továbbítani.”

A fentiek alapján lényegében az e-számla nem más, mint az áfa-törvényben meghatározott tartalommal bíró számla vagy egyszerűsített számla, melyet elektronikus formában bocsátottak ki, továbbá mely legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyeggel rendelkezik.

Az elektronikus aláírás hitelesen igazolja a számla kiállítójának személyét, továbbá biztosítja az elektronikus számla hitelességét, tartalmának megváltoztathatatlanságát, sértetlenségét, vagyis az időbélyeggel együtt eleget tesz az ÁFA törvény 175. §-ban foglalt követelményeknek.

Fontos tudni, hogy az elektronikus számla formai, tartalmi és egyéb követelményeit meghatározó hazai rendeletek és törvények az Európai Uniós jogszabály (2001/115/EC) alapján készültek, vagyis azzal harmonikusak, így a magyar jogszabályok alapján kiállított e-számla megfelel az Uniós követelményeknek.

Nyílván sokakban felmerül a kérdés, hogy miért nem elegendő az amúgy is számítógéppel készített számlát/számlaképet egyszerűen valamilyen fájlban a vevő felé e-mailben továbbítani, miért szükséges az e-számlát elektronikus aláírással és időbélyeggel hitelesíteni. Ezzel kapcsolatban az APEH egyértelmű állásfoglalást adott ki, amely alapján a számítógéppel készített számla – amennyiben nem rendelkezik a hitelesítéshez szükséges kellékekkel – papíralapú számlának minősül, így annak továbbítása a vevő részére csak papír formában lehetséges és jogszerű.

Az e-számla formátumát, illetve a tartalmi kötelmeket pontosan definiálják a vonatkozó jogszabályok, ennek ellenére néhány dolgot érdemes mégis ezzel kapcsolatban áttekinteni.

Az ÁFA törvény kimondja, hogy az elektronikus számla legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyeggel rendelkezik. Ezen túlmenően a 46/2007 (XII.29) PM rendelet 3§-a meghatározza, hogy:

„Elektronikus úton kibocsátott és/vagy ilyen alapon rendelkezésre álló számla esetében az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény 47. §-ának (2) bekezdésében előírt bemutatási kötelezettségnek a számla kibocsátásakor érvényben levő - az állami adóhatóság által közleményben közzétett - formátumnak megfelelő adatok átadásával kell eleget tenni.”

Az adóhatóság által elfogadott fájlformátumokról az APEH „Közlemény az elektronikus számlázásról” közleményében lehet olvasni, mely pontosan definiálja az általa elfogadott fájlformátumokat, melyek:

a)      .txt formátum (text fájl), mely nem formázott szöveget, illetve karaktereket tartalmaz, továbbá nem találhatók a fájlban - a soremelésen és az oldalkezdet jelzésén kívül - utasítások, és a fájl tartalma (a fájlban szereplő szöveg, illetve karakterek) egyértelműen megfeleltethető a kinyomtatott adatoknak (a fájlban szereplő karakterek sorozata, tulajdonsága a papírra történő kinyomtatással sem változik).

b)      print fájl formátum az APEH által meghatározott fájlstruktúra szerint

c)      .xml fájlformátum

„Az előzőekben részletezett fájlformátumokban az elektronikus számlákat kérésre floppyn vagy CD lemezen kell az adózónak az adóhatóság rendelkezésére bocsátania.”

A jogszabály, illetve az APEH közleménye közösen kimondja, hogy az elektronikus számlát az APEH által közzétett formátumban kell az adóhatóság rendelkezésére bocsátani, vagyis az APEH közleményben olvasható fájlformátumok valamelyikét a hiteles elektronikus számlából kell előállítani.

Az egyedi fájlformátumban készített elektronikus számlák több nehézséget is okozhatnak mind a kibocsátónak, mind pedig a számla befogadójának (részletesen erről az e-számla formátuma fejezetünkben olvashat). A legnyomósabb okot az egyedi fájlformátum ellen azonban a hazai jogszabályok szolgáltatják. A 24/1995 PM rendelet 1/H. §-a szerint:

„1/H. § (1) Az elektronikus úton kibocsátott, illetőleg az ilyen alapon rendelkezésre álló számla és az 1/F. § (2) bekezdés szerint megőrzött számla helyszíni ellenőrzése során az adóhatóság részére

a) biztosítani kell a számla olvashatóságához szükséges technikai eszközöket,”

Azaz mind a számla kiállítójának, mind pedig a befogadójának biztosítani kell minden eszközt az APEH részére a számla olvashatóságához. Ezek alapján kellemetlen lehet, ha néhány év múlva egy ellenőrzés során nem áll rendelkezésre a számla olvasásához szükséges alkalmazás, mivel az alkalmazás készítőjénél a szoftver már nem elérhető (már nem gyártják az adott alkalmazást, formátumot váltottak stb), vagy éppen már maga az alkalmazás készítője sem létezik. 

Az elektronikus dokumentumok digitális archiválását, így az elektronikus számlák megőrzésének módját a 114/2007 (XII.29) GKM rendelet szabályozza. A rendelet 2.§-a kimondja, hogy:

„(1) A megőrzésre kötelezett a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan köteles biztosítani, hogy az elektronikus dokumentumok megőrzése olyan módon történjen, amely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, valamint védi az elektronikus dokumentumokat a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen.”

A 4.§ kimondja továbbá, hogy:

„(1) Ha a megőrzésre szánt elektronikus dokumentumot az Eat. szerinti legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással látták el, a megőrzésre kötelezett a megőrzéssel az Eat.-ban meghatározott archiválási szolgáltatót is megbízhat. Ha a legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum megőrzéséről a megőrzésre kötelezett nem az Eat.-ban meghatározott archiválási szolgáltató útján gondoskodik, akkor az e §-ban foglaltak szerint kell eljárnia a 2. § (1) bekezdés szerinti utólagos módosítás lehetőségének kizárása érdekében.”

Tehát a jogszabály értelmében a hiteles elektronikus dokumentumok, e-számlák megőrzéséről, archiválásáról gondoskodhat a kibocsátó is, de azzal megbízható egy digitális archiválás szolgáltató is.

Az elektronikus számlákat csak és kizárólag digitális módon lehet tárolni, hiszen azok csak az eredeti, elektronikus formában alkalmasak adóigazgatási azonosításra (lásd APEH: Közlemény az elektronikus számlázásról, 2005.08.31)